Tagesplan

Dein Tag ist schon geplant, bevor du ihn öffnest. Die automatische Planung legt deine Aufgaben um deine Termine herum, sobald sie entstehen. Der Tagesplan ist deshalb nicht der Ort, an dem du einen Tag baust — sondern der, an dem du dem vorhandenen widersprichst und ihn dann bestätigst.

Genau darin liegt die Aufteilung: Der Planer rechnet aus, was hineinpasst, du entscheidest, was es wert ist. An den meisten Tagen ist nichts falsch, und Bestätigen ist ein einziger Klick.

Öffnen

Klicke auf Tagesplan prüfen in der Tagesansicht. Der Plan öffnet sich über deinem Hintergrundbild, die Navigationsleiste bleibt bedienbar — du kommst also an das Reservoir und deine verbundenen Tools, ohne den Plan zu verlassen.

Beim Öffnen läuft eine frische Berechnung. Nichts wird in deinen Kalender geschrieben, bevor du „Tag bestätigen" drückst — die ganze Oberfläche ist ein Vorschlag, den du verwerfen kannst.

Der Tag als Zeitstrahl

Die mittlere Spalte ist dein Tag auf der Uhr: geplante Arbeit, unverrückbare Termine und die Lücken dazwischen, beschriftet mit ihrer Länge. Eine Liste kann „passt das noch rein?" nicht beantworten — ein Loch von 2 Std. 15 Min. zwischen zwei Terminen schon.

• Zieh einen Block auf eine andere Uhrzeit. Das wird sofort gespeichert, und Rückgängig setzt es zurück.
• Zieh seine Unterkante, um die Dauer zu ändern.
• Klick ihn an, um die vollständige Aufgabe zu öffnen.
• Lass alles überall fallen — auch auf etwas anderem. Eine Kollision ist deine Entscheidung; beide werden nebeneinander gezeichnet, statt dass eine die andere verdeckt.
• Zieh über eine freie Stelle, um genau dort etwas Neues anzulegen. Es öffnet dasselbe Formular wie der Kalender, du kannst hier also auch einen Termin oder ein Meeting eintragen und nicht nur Aufgaben — halte ⌥/Alt gedrückt, um stattdessen einen Fokus-Block zu ziehen, und wechsle im Formular auf Aufgabe, falls du das meintest.

Blöcke tragen die Farbe ihres Buckets und je einen kurzen Grund für ihre Uhrzeit — „konzentrierte Arbeit, in deinen besten Stunden" — und benennen dabei die Regel, die du gesetzt hast. Auch die unbequemen werden ausgesprochen: „außerhalb deiner besten Stunden — der Vormittag war voll."

Die Bereitschaftsprüfung

Über den Zahlen sagt dir eine Zeile, ob der Plan trägt. Wenn alles passt, sagt sie das und schweigt danach — Stille an einem guten Tag ist der Sinn der Sache, kein fehlendes Feedback.

Stimmt etwas nicht, werden nur die Probleme ausgeschrieben, jedes mit einer Ein-Klick-Lösung, sofern es ehrlicherweise eine gibt:

Die letzte hat bewusst keinen Knopf: Zerstückelte Tiefenarbeit zusammenzuführen heißt, um Termine herumzuschieben, die sich nicht verschieben lassen — und dafür gibt es keine Variante, der wir im Stillen vertrauen würden.

Klapp Seetüchtigkeit auf für die Arithmetik hinter dem Urteil, und Kompass dafür, wie viel des Tages auf ein Ziel einzahlt — einschließlich der Ziele, denen er gar keine Zeit gibt.

Dinge, die du prüfen solltest

Darunter steht, was nicht im Plan ist — als Befunde, nicht als Liste von allem. Eine Zeile pro Befund mit Anzahl, auf vier begrenzt, egal wie groß dein Backlog ist:

• 3 Fristen diese Woche
• 5 Aufgaben, die du immer wieder schiebst
• 2 Aufgaben heute haben keine Uhrzeit

Die letzte ist Arbeit, zu der du dich für heute verpflichtet hast, die aber nie eine Uhrzeit bekam — und sie sagt, welcher Art: „du hast sie aus der Planung genommen" ist deine eigene Entscheidung, „kein Platz im Tag" das Urteil des Planers, und „noch nicht eingeplant" heißt, dass es noch niemand versucht hat. Klapp einen Befund auf, um die Einträge zu sehen und sie zu heute hinzuzufügen.

Den Plan ändern

Plan ändern öffnet die Schublade „Verfügbare Arbeit" neben dem Tag — nie darüber, damit du siehst, wo etwas landen wird.

• Quellen — dein Reservoir und jedes verbundene Tool öffnen das eigene Panel der App. Zieh eine Zeile direkt auf den Zeitstrahl; ist es noch keine Fokus-Aufgabe, wird beim Ablegen eine daraus.
• Sofort erfassen — halte Arbeit fest, die Fokus noch nicht kennt. Sie wird sofort gespeichert, überlebt das Verwerfen der Sitzung und landet am geplanten Tag ohne feste Uhrzeit, unter „heute, noch ohne Zeit".
• Platz finden — legt einen Kandidaten in die erste Lücke, die ihn hält.

Verwaltungszeit als Regler

E-Mails und Crew-Ergebnisse sind keine Karten — zwölf E-Mails sind eine Entscheidung, nicht zwölf. Sie sind ein Regler: Wähle, wie lange du für den ganzen Stapel willst, wähle ab, was du nicht machst, und der Vorschlag schrumpft mit. Fokus merkt sich die Zahl, auf die du dich festlegst, und schlägt sie beim nächsten Mal vor.

Dann entscheidest du, wer die Uhrzeit wählt:

• Fokus platzieren lassen — eine Aufgabe mit geringem Energiebedarf, die der Planer einfügt und automatisch aus deinen besten Stunden heraushält.
• Block reservieren — du wählst die Uhrzeit aus den echten Lücken des Tages, und nichts anderes wird dort eingeplant.

Arbeit herausnehmen

Verschieben fragt bei jedem Block, wohin es stattdessen soll:

• Morgen oder Nächste Woche
• Backlog — vom Kalender herunter, nicht gelöscht. Nichts in der Planung vernichtet Arbeit — und nichts holt sie heute zurück: die automatische Planung lässt sie für den Rest des Tages in Ruhe und greift sie frühestens morgen wieder auf.
• Aus der Planung nehmen — der Sonderfall: Die Aufgabe behält den heutigen Tag und gibt ihre Uhrzeit ab, der Planer fasst sie nicht mehr an. Für Arbeit, die du heute erledigst — nur nicht zu Fokus' Bedingungen.

Danach fragt es optional nach dem Warum — blockiert · gerade nicht wichtig · keine Zeit · warte auf jemanden. Du kannst immer ohne Antwort verschieben; ein Plan muss auch ohne ausgefülltes Formular bestätigt werden können.

Der Grund zahlt sich später aus: „Drei Aufgaben hast du dreimal geschoben, zwei davon als blockiert markiert — sind sie wirklich blockiert, oder sollten sie weg?"

Bestätigen

Tag bestätigen schreibt den Plan und fixiert, was er platziert hat, damit die nächste Hintergrundberechnung den eben freigegebenen Tag nicht still umsortiert. Der Rollover löst diese Fixierungen bei allem Unerledigten wieder — ein bestätigter Tag hält für den Tag, an dem er bestätigt wurde, und nicht länger.

Hast du bei geöffnetem Plan etwas geändert, ist der Vorschlag, auf dem er beruhte, veraltet; Fokus rechnet neu und bestätigt ohne Rückfrage. Das ist erwartet, kein Fehler.

Wenn sich dein Tag ändert

Ein bestätigter Tag bleibt nicht eingefroren, wenn ein Termin darauf landet. Ist der Termin deiner — du hast ihn in Fokus angelegt, die Einladung angenommen, ihn selbst organisiert, oder niemand sonst ist eingeladen —, repariert Fokus den Tag sofort:

• Was der Termin nicht berührt, bleibt, wo es ist. Eine Aufgabe, in die er schneidet, behält ihre Zeit vor und nach dem Termin, und die verlorenen Minuten wandern am Stück an den ersten freien Platz, an den diese Aufgabe an dem Tag darf. Ein Rest unter einer halben Stunde geht mit, statt als Schnipsel liegen zu bleiben.
• Ist kein Platz mehr, wandert eine Aufgabe auf deinen nächsten Arbeitstag, um welchen zu schaffen — die unwichtigste, die sich verschieben lässt. Der Planer findet ihr dann eine Zeit — an diesem Tag, wenn Platz ist, sonst an einem anderen Tag mit Platz.
• Sonst bewegt sich nichts.

Was passiert ist, erfährst du — „Rewrite onboarding copy auf später verschoben, um Platz für Incident call zu schaffen“ — in einer Benachrichtigung und unter Attention, beide mit Rückgängig. Rückgängig stellt alles wieder her, was du seitdem nicht geändert hast, und geht, bis der Tag endet.

Eine Einladung, die du noch nicht angenommen hast, verschiebt deinen Tag nie. Sie erscheint unter Attention als Konflikt mit Lösen, das genau wie oben Platz schafft und Rückgängig unter Attention hinterlässt — ohne zweite Benachrichtigung, du hast es ja gerade selbst getan. Findet Lösen keinen Platz, sagt Attention es dir stattdessen. Nimmst du die Einladung später an, repariert sich der Tag; lehnst du sie ab oder löschst den Termin, verschwindet der Konflikt.

Arbeit, die nie verschoben wird, um Platz zu schaffen:

• alles Erledigte oder was du gerade mit dem Timer misst;
• alles, was schon begonnen hat;
• alles, was an dem Tag fällig ist;
• alles, was von der Planung ausgenommen ist, selbst oder über seinen Bucket;
• eine wiederkehrende Aufgabe — sie zu verschieben, würde die ganze Serie verschieben;
• alles, was wichtiger ist als die Arbeit, auf der der Termin gelandet ist.

Eine Aufgabe ohne Priorität zählt als niedrig und wandert also vor allem, was mittel oder hoch markiert ist. Und ist die Arbeit, auf der der Termin gelandet ist, selbst die unwichtigste, wandert sie.

Arbeit, die du selbst über einen Termin legst, bleibt, wo du sie hingelegt hast — eine spätere Änderung an diesem Termin verschiebt sie nicht.

Das passiert nur an einem bestätigten Tag mit eingeschalteter automatischer Planung und nur bei Terminen, die Zeit belegen: ganztägige Termine, Fokuszeit und von der Planung ausgenommene Termine zählen nicht. Auf dem Handy trägt die Push-Benachrichtigung denselben Knopf Rückgängig oder Lösen.

Fokus, wenn der Tag steht

Nach dem Bestätigen fragt der Plan Fokus starten? — eine Fokus Session, passend zu deinem Tag. Sie ist im strengsten Sinn optional: Der Plan gilt, ob du sie anfasst oder nicht, und nichts am Tag hängt davon ab.

Wähle, was die Session einschaltet, und drück dann Fokus starten:

• Fokusmusik — nur auf diesem Gerät, und sie drückt nicht für dich auf Play. Hast du seit dem Öffnen von Fokus noch keine Playlist gewählt, öffnet die Session das Panel Fokusmusik: Wähl dort eine und drück Play. Hast du schon eine gewählt, bleibt der Player, wie er ist — was läuft, läuft weiter, und ein pausierter Player bleibt pausiert, bis du Play drückst.
• Slack & Teams: Nicht stören — an, solange du es nicht ausschaltest. Setzt deinen Status auf Deep Fokus 🎯 und „Nicht stören“ in Slack und Microsoft Teams, für die Dauer der Session statt pauschal zwei Stunden. Derselbe Schalter macht jedes Android-Telefon still, auf dem du angemeldet bist, und deinen Mac, sobald du das eingerichtet hast.
• Immersiver Modus — schaltet die Tagesansicht auf diesem Gerät in den immersiven Modus: Die Panels verschwinden, Begrüßung, Datum und Uhr bleiben.

Einen Timer startet die Session nicht. Arbeit zu messen bleibt Sache des Timers, den du an der Aufgabe startest.

Eine Session von hier dauert so lange wie die erste Arbeit auf deinem Plan, oder 25 Minuten, wenn keine da ist. Willst du die Länge selbst wählen — 25, 50 oder 90 Minuten —, öffne stattdessen Fokus Session über Spotlight oder das Menü der Tagesansicht. Dieser Dialog hat die Schalter für „Nicht stören“ und Fokusmusik, aber keinen immersiven Modus.

Eine Session gehört dir, nicht einem Bildschirm. Startest du sie am Laptop, wissen deine Desktop-App, jeder offene Browser-Tab und die Handy-App davon, und jedes davon kann sie beenden. Was einen Bildschirm übernimmt — immersiver Modus und Musik —, passiert nur auf dem Gerät, auf dem du sie gestartet hast. So wird nichts gekapert, auf das du gerade nicht geschaut hast.

Auch das Handy kann eine Session starten, anzeigen und beenden. Ein Android-Telefon wird dabei still; ein iPhone kann keine App stummschalten, dafür gibt es dort Kurzbefehle zum Starten und Beenden. Alles dazu steht unter Fokus auf dem Handy.

Der schwebende Desktop-Timer gehört nicht dazu. Er folgt wie immer dem Timer und erscheint, sobald auf einem deiner Geräte einer startet — richtig für ein Fenster, dessen ganze Aufgabe es ist, einen Timer zu zeigen.

Fokus beenden hier, oder Session beenden im Dialog bzw. Sitzung beenden auf dem Handy, beendet die Session überall und hebt das „Nicht stören“ auf, das sie gesetzt hat. Die Musik stoppt dabei nicht: Pausier sie im Player. Läuft eine Session ihre volle Zeit, endet sie von selbst, und Slack und Teams heben „Nicht stören“ zu diesem Zeitpunkt ohne Fokus auf.

Auf dem Desktop wirkt Cmd/Ctrl+⇧+F aus jeder App: einmal drücken startet eine 25-Minuten-Session mit „Nicht stören“ und sonst nichts, noch einmal drücken beendet die laufende Session, egal wo sie gestartet wurde.

Der Desktop wird außerdem von selbst still, während du telefonierst. Fokus merkt, wenn etwas dein Mikrofon nutzt — jede App, keine Liste zu pflegen —, und hält seine eigenen Benachrichtigungen zurück, bis der Anruf endet. Nur das Angebot, das Meeting aufzunehmen, zeigt es weiterhin, denn genau dafür hat es hingehört.

Auf dem Handy

Die Planung läuft auch auf dem Handy, im selben Morgenfenster. Es ist dieselbe Sitzung und dieselbe Zusage — der Tag als Zeitstrahl, langes Drücken verschiebt einen Block, Ziehen an der Kante ändert die Dauer, ein Tippen schiebt ihn mit Begründung hinaus, und ＋ holt Arbeit herein.

Der einzige Unterschied ist das Hinzufügen: Statt ein Quellen-Panel zu öffnen und zu ziehen, zeigt dir das Handy eine Liste, gruppiert nach Herkunft, und ein Tippen übernimmt einen Eintrag. Die Uhrzeit wählt ohnehin der Planer — etwas zu übernehmen heißt „nimm es heute mit“, nicht „leg es auf 10 Uhr“.